退職時に会社からもらう書類は5種類！使用用途や注意点を分かりやすく解説

退職が決まると、会社からいくつかの書類を受け取ることになります。

特に初めての退職の場合、「どんな書類があるの？」「それぞれ何に使うの？」と不安に感じる方も多いのではないでしょうか。

この記事では、退職時に受け取る代表的な5種類の書類について、用途や注意点を分かりやすく解説します。

初めての退職でも、この記事を読めば安心です。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していたことを証明する書類です。

被保険者番号や加入履歴などが記載されており、退職時に会社から返却されます。

使用する場面

主に、転職先で雇用保険の手続きを行う際や、失業保険（雇用保険の失業給付）を申請する際に必要です。

ハローワークでの手続きの際にも提出が求められることがあります。

発行申請は必要？

通常、在職中に会社がハローワークを通じて手続きを行ってくれているため、自分で申請する必要はありません。

退職時には会社が返却する形になります。

再発行の方法

紛失した場合は、本人がハローワークで再発行の手続きを行う必要があります。

「雇用保険被保険者証再交付申請書」に記入し、本人確認書類を持参して手続きを行います。手数料はかかりません。

源泉徴収票

源泉徴収票は、その年に会社から支払われた給与や、天引きされた所得税などが記載された書類です。会社が年末に作成し、年末調整の結果も反映されています。

退職した場合は、退職後1ヶ月以内に交付されるのが一般的です。

使用する場面

・転職先での年末調整

・自分で確定申告をする場合（特に副業をしている人や、退職後しばらく働かない人など）

・住宅ローン控除や各種控除の手続き

など、税金に関する手続きで必要になります。

発行申請は必要？

特に申請しなくても、退職後に会社から発行されるのが通常です。

もしも届いていない場合は、会社に連絡して再発行を依頼しましょう。

再発行の方法

源泉徴収票の再発行は、会社（元の勤務先）に直接依頼する必要があります。

会社によっては郵送対応してくれる場合もあるので、まずは電話やメールで問い合わせをしてみましょう。

税務署では再発行できないので注意が必要です。

年金手帳

年金手帳は、公的年金（国民年金・厚生年金）の加入記録を確認するための書類です。

基礎年金番号（10桁）が記載されており、年金に関するすべての手続きでこの番号が使われます。

現在は「基礎年金番号通知書」に切り替わりつつありますが、過去に発行された年金手帳も引き続き有効です。

使用する場面

・転職先で厚生年金の加入手続きをする際

・自分で国民年金に加入する際（退職して無職になるときなど）

・将来、年金の受給申請をする際

など、公的年金に関するあらゆる場面で必要になります。

発行申請は必要？

特に申請しなくても、会社が入社時に提出された年金手帳を保管している場合は、退職時に返却されるのが一般的です。

すでに返却されているケースもありますが、手元に見当たらない場合は、会社が保管している可能性があります。

再発行の方法

紛失した場合は、最寄りの年金事務所で再発行の手続きを行えます。

マイナンバーがあれば、本人確認書類だけで再発行できます。

また、オンライン（ねんきんネット）や郵送での申請も可能です。

離職票

離職票は、退職したことを証明する公的な書類で、正式には「雇用保険被保険者離職票」といいます。

「離職票-1」と「離職票-2」の2種類があり、主に失業保険の申請に使われます。

使用する場面

・ハローワークで失業保険（失業給付）の申請をする際に必要

・再就職手当など、雇用保険関連の各種手続きで提出を求められることもあります

失業保険を受け取る予定がなくても、将来的に必要になる可能性があるため、大切に保管しておくのがおすすめです。

発行申請は必要？

通常、会社が退職手続きの一環としてハローワークに書類を提出し、離職票を発行してくれます。その後、会社から本人に郵送されるのが一般的です。

ただし、会社によっては「離職票が必要かどうか」を事前に確認してくることがあるため、失業保険の申請を予定している場合は、必ず「離職票を発行してください」と伝えておきましょう。

再発行の方法

紛失した場合は、まず前の勤務先に連絡して再発行を依頼します。

会社がハローワークを通じて再発行の手続きを行い、本人に郵送される流れになります。

万が一、会社に連絡できない場合でも、ハローワークで事情を説明すれば対応してもらえることがあります。

退職証明書

退職証明書は、「いつ・どのような理由で退職したか」「在籍期間」などを証明する書類です。

法律（労働基準法）で、労働者が請求すれば、会社は発行しなければならないと定められています。

使用する場面

・転職先から提出を求められたとき（入社手続きや経歴確認など）

・失業保険の手続きで離職票が用意できない場合の代替資料として

・各種ローンの申請や、就職支援制度を利用する際など

発行の目的によって、記載内容（退職理由、職種、賃金など）が変わる場合もあります。

発行申請は必要？

退職証明書は、会社から自動的に交付されるものではなく、本人からの申請が必要です。

退職後でも請求可能で、請求された場合、会社は速やかに発行しなければなりません。

申請方法は、口頭でも書面でもOKですが、書面で残しておくと安心です。

再発行の方法

会社によって対応は異なりますが、多くの場合は再発行にも応じてもらえます。

ただし、会社が廃業しているなどの理由で発行できない場合もあるため、必要になりそうな場合は、退職時にあらかじめもらっておくのがベストです。

まとめ

退職時に受け取る5種類の書類は、今後の手続きや転職活動においてとても重要な役割を果たします。

中にはすぐに使わないものもありますが、どれも再発行には手間がかかることがあるため、受け取ったら内容を確認し、大切に保管しておきましょう。

特に「離職票」や「源泉徴収票」は、失業保険や税金関連の手続きで早い段階で必要になることが多いので、受け取り忘れに注意が必要です。

初めての退職でも、どんな書類があるのか、どんな場面で使うのかを事前に知っておくだけで安心感がぐっと増します。

このコラムが、あなたのスムーズな退職とその後の手続きの手助けになれば幸いです。